Spam is altijd een probleem. Het zit in de weg van de dingen die je eigenlijk moet zien en het kost elke keer toch een beetje van je aandacht om te bepalen of iets weg kan worden gegooid. En hoewel het volume van SPAM het laatste jaar enorm is afgenomen valt ongeveer de helft van alle verzonden email nog onder deze noemer.

Gelukkig is ieder mailadres ondertussen standaard uitgerust met methode om de het gros van de SPAM eruit te filteren. Maar soms glipt er toch nog wel wat door. Zo ook vanochtend, en dat was er dan ook gelijk een waarvan mij nekharen altijd een beetje overeind gaan staan.

De ongevraagde nieuwsbrief

Want vanochtend lag er weer een nieuwsbrief in mijn inbox waarvan ik me niet kon voorstellen dat ik me ervoor had ingeschreven. Zo'n bericht dat zo niet aansluit op je belevingswereld dat je er je tijd niet mee wil verdoen. Netjes in opmaak, met correct Nederlands en met gebruik van Mailchimp als provider om mee te versturen.

En die nieuwsbrieven komen netjes door alle SPAM filters heen, zoals het hoort. 

Wat snel zoekwerk leidt me naar een organisatie in Amsterdam van wie de betreffende mailchimp account is. En die organisatie ken ik wel, want ik sta op hun nieuwsbrief ingeschreven, omdat ik dat zelf heb gedaan 5 jaar geleden. 

Een typisch geval van "We kunnen deze nieuwsbrief wel versturen want kijk eens naar die mooie lijst met adressen die al in het systeem staan". En dan sla je de plank toch echt mis. Want ik mag dan ingeschreven staan, maar ik heb me ingeschreven voor berichten van Organisatie A en niet van Organisatie B die een totaal andere boodschap heeft.

Via Facebook en Twitter is dit gevalletje gelukkig snel opgelost. Maar voor de mensen die nog aan de slag moeten met een nieuwsbrief, waar moet je rekening mee houden.

De regels

Het verzenden van ongevraagde elektronische berichten is in Nederland gebonden aan enkele regels die op zich niet heel erg lastig zijn. En we hebben het dan niet alleen over e-mail maar ook over sms, mms, berichten op sociale netwerk sites en alle het andere wat je eronder kan verzinnen. Deze berichten worden gegenereerd door een automatisch systeem en hebben een commerciële, charitatieve of ideële inhoud. 

Regel 1 - Voorafgaande toestemming

De ontvanger moet voorafgaand vrij of specifiek en geïnformeerd toestemming hebben gegeven.

Vrij betekend dat de ontvanger zelf kenbaar heeft gemaakt dat hij toestemming geeft. Dus niet doordat dit in een klein regeltje in de algemene voorwaarden staat. Geïnformeerd betekend dat de ontvanger begrijpt waarvoor hij toestemming geeft. "U geeft toestemming voor de ontvangst van e-mails van dit bedrijf en (geselecteerde) partners" voldoet dan dus niet.

De verzender moet altijd bewijs kunnen overleggen dat deze toestemming is gegeven, hoe dit bewijs wordt geleverd is geheel aan de verzender.

Regel 2 - Werkelijke afzender noemen

In de nieuwsbrief/fax/sms/etc moet de werkelijke identiteit van de verzender worden vermeld. Dus een bedrijfnaam of persoonsnaam is helemaal goed. Een alias of pseudoniem is niet goed.

Regel 3 - Afmeldmogelijkheid bieden

Bij ieder verzonden bericht moet de mogelijkheid worden geboden om te kunnen afmelden. En een afmelding betekend dus dat de eerder gegeven toestemming direct komt te vervallen. Het afmelden moet kosteloos en gemakkelijk zijn. Dus een uitgebreide vragenlijst die verplicht moet worden ingevuld voordat men zich kan afmelden is niet toegestaan.

Uitzondering - de klantrelatie

Er is één uitzondering die bedrijven mogen gebruiken voor regel 1. En dat is als er sprake is van een klantrelatie, iemand die een product of dienst heeft gekocht. In dat geval hoeft de klant niet vooraf toestemming te geven voordat een bericht gestuurd kan worden. De inhoud van het bericht moet dan wel over een soortgelijke dienst of product gaan. En het is aan de verzender om te bewijzen dat er een klantrelatie is.

Waarom?

Soms vraag je je af waarom we dit allemaal doen, en waarom we hier energie in steken. En dat heeft alles te maken met vertrouwen. Ik adviseer veel van mijn klanten om Mailchimp te gebruiken voor het verzenden van hun nieuwsbrieven. Het is makkelijk, snel en de kosten zijn netjes. Alleen wil je als verzender wel dat je nieuwsbrief ook echt aankomt bij je klanten en niet gevangen wordt in een SPAM filter van de email service provider.

En daar komt vertrouwen om de hoek kijken. De service provider die de email via mailchimp ontvangt vertrouwd mailchimp. Mailchimp, en ook alle andere nieuwsbrief systemen, doen heel hard hun best om te voorkomen dat er SPAM verstuurd wordt. Als dit wel gebeurt en de service provider ontvang opeens veel meer spam klachten dan voorheen van emails die via mailchimp binnenkomen dan zal dit vertrouwen een deuk krijgen, en als die deuk groot genoeg wordt dan komt er een moment dat emails die via Mailchimp ontvangen worden als SPAM zullen worden gezien. 

Dus daarom deze blog, daarom de energie die ik erin steek om te reageren op ongevraagde nieuwsbrieven. Alles om te voorkomen dat we straks een grote probleem hebben en we ook legitieme nieuwsbrieven niet meer kunnen zien door de bomen van het SPAM bos.

 

Linkjes die handig kunnen zijn: